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Cas d'usage12 min de lecture

Automatiser la Synchronisation CRM ↔ Facturation

Stop à la double saisie. Synchronisez automatiquement vos deals, contacts et factures entre votre CRM et votre logiciel de facturation. Guide complet.

Le problème classique

Un deal est gagné dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Monday...). Vous créez manuellement le client dans votre logiciel de facturation (Stripe, Pennylane, Sellsy...). Puis vous ressaisissez les infos du deal pour générer la facture. Enfin, vous retournez dans le CRM pour marquer le deal comme facturé.

5-10 min par deal

Temps de saisie manuelle

15-20% d'erreurs

Montants, TVA, coordonnées

Données désynchronisées

CRM vs réalité comptable

Pourquoi automatiser cette synchronisation ?

Gain de temps massif

10-15h/mois économisées sur la saisie manuelle. L'équivalent de 2 jours de travail.

10-15h/mois
Zéro erreur de saisie

Éliminez les erreurs de montant, TVA, coordonnées client. Conformité comptable garantie.

0 erreur
Données toujours à jour

Votre CRM reflète la réalité comptable en temps réel. Plus de désynchronisation.

Temps réel
Reporting fiable

Prévisions financières basées sur des données réelles, pas des deals hypothétiques.

+30% précision
Équipes alignées

Sales et Finance travaillent sur la même source de vérité. Moins de friction.

1 source
Trésorerie optimisée

Facturez plus vite, relancez automatiquement, suivez les impayés sans effort.

-30% DSO

Les 5 workflows à automatiser en priorité

1

Deal gagné → Créer client + facture

Déclencheur : Deal marqué comme 'Gagné' dans le CRM

Actions automatiques :

  • Créer le client dans le logiciel de facturation (si nouveau)
  • Générer la facture avec les line items du deal
  • Envoyer la facture par email au client
  • Mettre à jour le deal avec le numéro de facture
HubSpot → Stripe / Pennylane / Sellsy
Facturation instantanée, zéro saisie manuelle
2

Paiement reçu → Mettre à jour le CRM

Déclencheur : Paiement confirmé dans Stripe / Pennylane

Actions automatiques :

  • Marquer le deal comme 'Payé' dans le CRM
  • Ajouter la date de paiement
  • Notifier le commercial via Slack
  • Déclencher le workflow d'onboarding client
Stripe → HubSpot + Slack
Pipeline toujours à jour, onboarding déclenché auto
3

Facture impayée → Relance automatique

Déclencheur : Facture échue depuis 7/15/30 jours

Actions automatiques :

  • Envoyer email de relance progressif (poli → ferme)
  • Créer une tâche pour le commercial dans le CRM
  • Notifier le responsable finance après 30 jours
Pennylane / Stripe → Email + CRM
DSO réduit de 30%, trésorerie optimisée
4

Mise à jour contact CRM → Sync facturation

Déclencheur : Adresse / SIRET / email modifié dans le CRM

Actions automatiques :

  • Mettre à jour les infos dans le logiciel de facturation
  • Log la modification pour audit
CRM ↔ Facturation (bidirectionnel)
Conformité légale, factures toujours correctes
5

Reporting automatique

Déclencheur : Chaque lundi 9h

Actions automatiques :

  • Consolider : deals fermés vs factures émises vs paiements reçus
  • Créer un dashboard dans Google Sheets / Notion
  • Envoyer par email à la direction
CRM + Facturation → Google Sheets → Email
Visibilité temps réel, décisions data-driven

Outils compatibles

CRM

HubSpot
Pipedrive
Monday CRM
Salesforce
Zoho CRM
Airtable

Facturation

Stripe
Pennylane
Sellsy
Axonaut
QuickBooks
Sage

Plateformes d'automatisation

Make
n8n
Zapier

Guide de mise en place (HubSpot + Stripe)

Voici la roadmap complète pour synchroniser HubSpot et Stripe. Adaptable à d'autres combinaisons CRM/Facturation.

1

Cartographier les champs à synchroniser

1h

Identifiez les champs communs : nom entreprise, SIRET, adresse, email, montant, devise, line items. Créez un mapping CRM → Facturation.

2

Choisir l'outil d'automatisation

30 min

Make (meilleur rapport qualité/prix), n8n (self-hosted), ou Zapier (le plus simple). Pour HubSpot+Stripe, Make est optimal.

3

Créer le workflow Deal → Facture

2h

Déclencheur : Deal stage = 'Closed Won'. Actions : Check si client existe dans Stripe, créer si besoin, générer facture, update deal.

4

Créer le workflow Paiement → CRM

1h

Déclencheur : Stripe payment succeeded. Actions : Rechercher deal par customer ID, marquer comme payé, notifier commercial.

5

Tester avec des cas réels

2h

Utilisez le mode test de Stripe et des deals fictifs dans HubSpot. Vérifiez que tous les champs sont corrects.

6

Mettre en production progressivement

1 semaine

Commencez avec 1 commercial, puis étendez. Gardez une surveillance manuelle pendant 2 semaines.

7

Former l'équipe

1 journée

Documentation des workflows, FAQ, formation de l'équipe Sales et Finance. Point de contact si problème.

Estimation du coût total

  • • Setup initial : 1-2 jours (en interne ou 800-1500€ si prestataire)
  • • Outil d'automatisation : 9-50€/mois (Make)
  • • Maintenance : 1-2h/mois (ajustements)
  • → ROI positif dès le 2ème mois grâce au temps économisé

Pièges à éviter

Ne pas nettoyer les données CRM avant

Si vos données CRM sont sales (doublons, champs manquants), l'automatisation va propager ces erreurs. Nettoyez d'abord.

Oublier la gestion des erreurs

Que se passe-t-il si Stripe est down ? Si un champ obligatoire est vide ? Prévoyez un fallback et des alertes.

Synchroniser trop de champs

Synchronisez uniquement les champs nécessaires. Trop de sync = complexité + risque d'erreurs.

Ne pas former l'équipe

Vos commerciaux doivent comprendre que remplir correctement le CRM est crucial. Sinon, garbage in = garbage out.

Vouloir tout automatiser d'un coup

Commencez par Deal → Facture. Validez. Puis ajoutez Payment → CRM. Puis les relances. Progressif !

Conclusion

La synchronisation CRM-Facturation est un des workflows d'automatisation à plus fort ROI pour une PME. Gain de temps massif, zéro erreur, équipes alignées.

Le setup prend 1-2 jours, l'investissement est de quelques centaines d'euros maximum, et le retour est immédiat. C'est un no-brainer.

Notre conseil : Commencez simple (Deal → Facture), validez le concept, puis étendez progressivement.

On automatise votre sync CRM-Facturation ?

Nous déployons cette automatisation clé en main en 1 semaine. Formation de l'équipe incluse.

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